Чемеровецький районний суд Хмельницької області

11 липня 2019, 13:08

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ голови

Чемеровецького районного

суду Хмельницької області

від 10.07.2019 року №183

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення

документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять

службову інформацію та документів, інших матеріальних носіїв,

що містять службову інформацію з мобілізаційних питань в

Чемеровецькому районному суді Хмельницької області

Загальні положення

Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації ( далі - документи ), що містять службову інформацію та документів та інших матеріальних носіїв інформації,що містять службову інформацію з питань мобілізаційної підготовки ( далі - службова інформація ) в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області.
В Чемеровецькому районному суді Хмельницької області утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією.

Положення про комісію з питань роботи із службовою інформацією Чемеровецького районного суду Хмельницької області затверджується наказом.

Основними завданнями Комісії з питань роботи із службовою інформацією Чемеровецького районного суду Хмельницької області є :

складення на підставі пропозицій Комісії Чемеровецького районного суду з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію ( далі - Перелік ), який затверджується відповідним наказом Чемеровецького районного суду Хмельницької області;

перегляд документів з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування з відмітками Літер «М» з метою підтвердження або скасування грифа обмеження доступу;

розгляд документів з грифом « Для службового користування» щодо встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

проведення розслідування на підставі рішення голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області фактів втрати документів з грифом « Для службового користування» та «Для службового користування з відмітками Літер «М» та розголошення службової інформації;

розгляд питань присвоєння грифа « Для службового користування» та «Для службового користування з відмітками Літер «М» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком, за поданням осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

Склад Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області затверджується наказом голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

До складу Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області включаються судді Чемеровецького районного суду, а також працівники, які забезпечують виконання функцій з мобілізаційної роботи, з питань розгляду запитів на інформацію, працівники канцелярії.

Перелік відомостей, що містять службову інформацію та зміни до нього затверджуються наказами голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області, особою, яка виконує обов’язки голови суду, керівником апарату Чемеровецького районного суду Хмельницької області, особою, яка виконує обов’язки керівника апарату Чемеровецького районного суду Хмельницької області у резолюції до такого документа.

Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області на заступника керівника апарату Чемеровецького районного суду Хмельницької області, а в разі її відсутності на керівника апарату Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування з відмітками Літер «М» провадяться посадовими особами Чемеровецького районного суду Хмельницької області, відповідальними за мобілізаційну роботу.

Голова Чемеровецького районного суду Хмельницької області, особа, яка виконує обов’язки голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом « Для службового користування», їх зберігання та використання.

Відповідальні особи за мобілізаційну підготовку Чемеровецького районного суду Хмельницької області організовують ознайомлення працівників з цією Інструкцією під підпис.

10.Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф « Для службового користування».

На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка « Літер М ».

11.Необхідність присвоєння грифа обмеження доступу «Для службового користування» визначається виконавцем або посадовою особою, яка підписала документ, на підставі Переліку та відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України « Про доступ до публічної інформації».

До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 11 цієї Інструкції повинні:

перевірити чи належить інформація, яку містить докуумент до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України « Про доступ до публічної інформації»;
встановити чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України « Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифу «Для службового користування» може бути розглянуто Комісією Чемеровецького районного суду Хмельницької області за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюється вимоги Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 №736, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію покладається на голову Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

Особи, винні в порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої чинним законодавством.

Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення діючих інструкційз діловодства та національних стандартів, що регламентують порядок складення і оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації здійснюється на підставі розпорядчих документів голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
У разі реорганізації/ліквідації Чемеровецького районного суду Хмельницької області рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» приймає ліквідаційна комісія.
Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства щодо документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

II.Приймання та реєстрація документів

Приймання документів з грифом «Для службового користування» та документів, що містять відмітку « Літер «М» здійснюється відповідальною особою Чемеровецького районного суду Хмельницької області.
Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «Для службового користування» в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.
Кореспонденція з грифом « Для службового користування», що надходить на адресу Чемеровецького районного суду Хмельницької області приймається і розкривається відповідальними особами Чемеровецького районного суду Хмельницької області, до компетенції яких належить виконання відповідних видів робіт з такими документами. При цьому перевіряються відповідність реєстраційних індексів документів, зазначених на конверті (пакуванні) та у супровідному листі, реєстраційним індексам документів, що надійшли, наявність додатків до них, кількість аркушів і примірників документів.

Конверти (пакування) з відміткою «Особисто» ( подвійні конверти ) працівниками служби діловодства не розкриваються.

Конверти ( пакування ) з відмітками « Літер» М» передаються не розкритими посадовій особі, відповідальній за мобілізаційну роботу в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області під підпис в журналі обліку пакетів ( пакувань) за формою згідно з додатком 1 із зазначенням дати їх отримання та проставленням гербової печатки суду.
За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта ( пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті ( пакуванні ), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається в відповідальної особи.
Надіслані не за адресою документи з грифом « Для службового користування» повертаються відправникові без їх розгляду.
Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області здійснюється в відповідних журналах реєстрації з грифом « Для службового користування» за формою згідно з додатками 3,4.

Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» та з вітмітками «Літер «М» на першому його аркуші проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа – відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування Чемеровецького районного суду Хмельницької області – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати ( у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.

Реєстрація вхідних та вихідних документів з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування з відмітками Літер «М» ведеться в одних журналах.

У разі реєстрації документів з грифом «Для службового користування» в електронній базі даних така реєстрація здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
Під час реєстрації документів з відміткою «Особисто» до журналу реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» заносяться дані про кількість документів та їх вихідні номери, що зазначені на конверті. Навпроти цих номерів відповідальною особою на конверті проставляється реєстраційний номер та дата реєстрації відповідно до зазначеного журналу.

У подальшому конверт з відміткою «Особисто» передається під підпис у журналі реєстрації вхідних документів з грифом « Для службового користування» особі, якій він адресований, відповідальною особою. Після накладення резолюції відповідальна особа заповнює відповідні графи журналу реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування».

Журнали реєстрації (обліку) документів з грифом «Для службового користування» оформлюються працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом «Для службового користування» таким чином: журнали прошнуровуються, аркуші нумеруються ( простим олівцем в правому верхньому куті аркуша). На останньому обліченому аркуші вчиняється запис про кількість аркушів у журналі та підписується головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області. Підпис завіряється гербовою печаткою суду.

Посадова особа, відповідальна за ведення журналів реєстрації (обліку) документів з грифом «Для службового користування» в кінці календарного року закриває його підсумковим записом, що містить інформацію про кількість зареєстрованих (облікованих) за рік документів, пропущені та літерні номери.

Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом « Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК» наприклад:

вхідна кореспонденція - 1-59/18/ДСК

внутрішні документи - 123с-7/18/ДСК

вихідна кореспонденція - 1-45/18/ДСК

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним номером проставляється відмітка «М», наприклад:

«М»/251/04-12 ДСК;

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Спочатку реєструються додатки, а потім супровідний лист.

Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється у реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, які містять службову інформацію.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад;

. " Вх. 1-59/18/ДСК від 02.07.2018; До вх. 1-59/18/ДСК від 02.07.2018

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотньому боці останнього аркуша документа.

Накази з грифом "Для службового користування" реєструються в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області в встановленому порядку.

Під час реєстрації розпорядчих документів з грифом "Для службового користування" до номера додається відмітка ”ДСК", наприклад:

накази з основної діяльності І23/ДСК

Після повернення документа від голови Чемеровецького районного суду (особи, яка виконує обов»язки голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області ) відповідальна особа передає його на виконання посадовій особі відповідно до резолюції голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області.
Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

Ш. Облік видань з грифом "Для службового користування"

Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області, обліковується за одним порядковим номером в журналі за формою згідно з додатком 6.
Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться в журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Нумерація додатково розмножених примірників документа проставляється у правому верхньому куті першої сторінки через скісну лінію, де цифра до скісної — це номер примірника, з якого виготовляється копія, а після скісної - номер виготовленого примірника.

На зворотному боці останнього аркуша примірника учиняється напис про кількість виготовлених примірників, назви адресатів та підставу для виготовлення копій.

Облік електронних носіїв інформації

Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться відповідальною особою у журналі за формою згідно з додатком 7.
Зберігання, використання та знищення електронних носіїв інформації покладається на відповідальну особу. Знищення їх здійснюється за актами з наступною відміткою у "Журналі обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію".
На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування Чемеровецького районного суду Хмельницької області, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 41, 42 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
Ґриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в Чемеровецькому районному суді у присутності відповідального працівника, якому такий носій в установленому порядку видано. У разі виникнення необхідності в передачі за межі Чемеровецького районного суду Хмельницької області такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається у відповідальної особи.

Друкування і розмноження документів
Друкування і розмноження в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області документів з грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Створення, друкування документів з грифом ’'Для службового користування” здійснюються виконавцями цих документів під персональну відповідальність та відповідальність голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи з комплексною системою захисту інформації (далі - КСЗІ) тільки за наявності атестату відповідності КСЗІ в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації, виданого у встановленому порядку, або декларації про відповідність КСЗІ вимогам нормативних документів щодо технічного захисту інформації.
Друкування і розмноження документів, що містять службову інформацію здійснюються працівниками Чемеровецького районного суду Хмельницької області, які допущені до роботи з такими документами у встановленому порядку.
На документах з грифом «Для службового користування" (у необхідних випадках - і на їх проєктах) управому верхньому куті першої сторінки, титульного аркуша видання і супровідного листа проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 3.

Чемеровецький районний суд Хмельницької області, який є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає.

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначається нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Літер “М” І

Прим, № 2”

На першій сторінці кожного додатка до документа гриф "Для службового користування" проставляється вище інших відміток, наприклад:

“Для службового користування"

Прим. №4

" Додаток донаказу/листа ТУ ДСА України _20_р.№

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, відмітка про їх наявність, яка повинна містити реєстраційні індекси і дати реєстрації, розміщується після тексту листа перед підписом, наприклад:

Додаток: Довідка про виконання плану заходів від 19.02.2016 № 246/18 дек, прим, № 1 на 5 арк, або

Додаток: інформація на носії (вид носія інформації) із зазначенням її вихідних реквізитів, тільки адресатові, якщо додатки надсилаються в електронному виді на машинному носії інформації.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

Для службового користування (без додатка - відкрита інформація)

Прим. № 1.

У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох), номер пункту Переліку, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

Надруковано три примірники.

Прим. № 1 Мін'юсту

Прим. № 2 - Мінфіну

Прим. № З - до справи №7.1-10 ДСК

Пункт 3,7 Переліку

АРМ інвентарний номер АС_99_99_99_01

У разі надіслання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

Прим. № 1-8 - за списком на розсипку, що додається;

Прим. № 9 - до справи №7.1-10 ДСК

Список на розсилку підписується головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області та відповідальним за виконання цього документа. Усписку на розсилку документів з грифом "Для службового користування" біля адресата зазначається відповідний номер примірника.

Під час реєстрації вихідного документа з грифом "Для службового користування" оригінал списку на розсилку підшивається відповідальною особою разом з копією вихідного листа.

На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

"Марченко (044) 255 55 55"

або

"Марченко Петро Васильович (044) 255 55 55

57. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти (у разі наявності) знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом, який унеможливлює їх відновлення та прочитання.

58. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється виконавцем документа з дозволу голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області в присутності відповідальної особи за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8.

На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
Документи з грифом "Для службового користування", одержані від інших установ для опрацювання одночасно кільком працівникам, розмножуються відповідальною особою у визначеному пунктом 58 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9,

VI.Надсилання документів

Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Передача службової інформації ( надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно- телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом ”Для службового користування" надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пунктів 52, 53 цієї Інструкції.

Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.
На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів, крім реєстраційних індексів додатків, із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи- одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 66 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

У разі потреби на підставі службової записки відповідальної особи, погодженої з головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області, документи з грифом "Для службового користування" можуть бути доставлені адресату на службовому транспорті в межах одного населеного пункту відповідальним працівником Чемеровецького районного суду Хмельницької області з обов’язковою відміткою "Нарочно" у Журналі реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" та відміткою про отримання такого документа у реєстрі. Підпис у реєстрі за формою згідно з додатком 10 скріплюється печаткою адресата-отримувача. Реєстр у той же день повертається до відповідальної особи Чемеровецького районного суду Хмельницької області.
Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

Формування виконаних документів у справи

Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в Чемеровецькому районному суді номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справ із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань відповідної справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”.

До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".
У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад: 7.1-10 ДСК.
На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".
У разі створення значної кількості документів з грифом "Для службового користування" (понад 50 документів на рік кожного виду: наказів, інструкцій тощо) доцільно формувати їх в окремі справи по 250 сторінок кожна (30-40 мм завтовшки).
Якщо в Чемеровецькому районному суді Хмельницкої області створюється (отримується) незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", у номенклатурі справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія). Порядок організації роботи експертних комісій визначається наказом голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області.
Після закінчення діловодного року експертна комісія Чемеровецького районного суду Хмельницької області вивчає кожен аркуш справи "Документа з грифом "Для службового користування" та за потреби приймає рішення про її переформування.
Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Уразі незначної кількості документів з грифом "Для службового користування" постійного терміну зберігання вони долучаються до аналогічної справи, що не має такого грифу, після чого на справі зазначається позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Строк зберігання такої справи встановлюється з урахуванням найдовшого строку зберігання документів, що містяться у ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

Якщо справа містить лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися.

Документи з грифом "Для службового користування" та інші матеріальні носії інформації зберігаються в окремих сейфах, металевих шафах (на окремих полицях шаф).

Сейфи, металеві шафи опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

VIIІ. Користування документами

До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи Чемеровецького районного суду Хмельницької області відповідно до резолюцій голови Чемеровецького районного суду (особа, яка виконує обов’язки голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області) та на підставі списку, затвердженого головою Чемеровецького районного суду Хмельниької області.

У разі змін у штатному розписі, кадровими змінами Чемеровецького районного суду Хмельницької області, списки підлягають оновленню.

Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під підпис у журналі за формою згідно з додатком
Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архіві Чемеровецького районного суду Хмельницької області видаються для тимчасового користування на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівуЧемеровецького районного суду Хмельницької області робиться запис у книзі видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи.

Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування настрок, що не перевищує одного місяця.
За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови Чемеровецького районного суду Хмельицької області можуть видаватися працівникам інших установ. У правому верхньому куті першої сторінки підготовленої копії документа проставляється відмітка «Копія».

Витяги з документів оформляються на бланку Чемеровецького районного

суду Хмельницької області.

Усі аркуші копії або витягу повинні бути пронумеровані (простим олівцем у верхньому куті) та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом відповідальної особи , яка готувала копії або витяг, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу діловодства (підпис) О. О. Павленко

20 липня 2017 року

Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з

грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи-розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до Чемеровецького районного суду Хмельницької області запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", проводиться перевірка цього документа з метою дотримання на момент надходження запиту сукупності вимог, передбачених частаною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до зазначеної інформації і авторові запиту надається інформація у тій частині, доступ до якої відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, “який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

IХ. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”

Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом "Для службового користування" щодо можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архіву Чемеровецького районного суду Хмельницької області;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи

його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою

інформацією установи-розробника документа або відповідною комісією

установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа-розробник

документа припинила свою діяльність.

За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

Рішення Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані;, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом зі справами до архіву Чемеровецького районного суду Хмельницької області, а у разі передачі на постійне зберігання документів Національного архівного фонду - до державних архівних установ.

Про скасування грифа "Для службового користування" автор — розробник документа письмово повідомляє, усі установи, яким надсилався такий документ. За необхідності може надсилатись витяг з протоколу засідання Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" закреслюється тонкою рискою відповідальною особою та нижче на вільному від тексту місці вчиняється напис щодо дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

X. Підготовка справ до передачіна архівне зберігання та знищення

Експертиза цінності документів з грифом "Для Службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Після закінчення діловодного року справи, які містять документи з грифом "Для службового користування", упорядковуються таким чином:

документи у справі розміщуються за хронологією надходження або створення (від січня по грудень);

складається внутрішній опис за формою згідно з додатком 13;

аркуші нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією управому верхньому куті олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо;

засвідчувальний напис, у якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису, робиться на окремому аркуші в кінці справи.

У засвідчувальному написідокументів справи:

зазначаються такі особливості нумераціїтощо;

наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Цей напис шдписується працівником, який сформував справу, із зазначенням посади, прізвища і дати та засвідчується гербовою печаткою суду. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі справи з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Упорядкування справ проводиться у структурному підрозділі, де створено справу.

Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі ’Індекс справи (тому, частини)" додається відмітка "ДСК”.
Під час передання справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державних архівних установ Чемеровецький районний суд Хмельницької області разом з актом прийнягтя-передання справ, оформленим в установленому порядку, надає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи (документи) з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ Чемеровецького районного суду Хмельницької області у цілому.
Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенно шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

Знищення видань з грифом "Для службового користування" здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

Справи № 25 ДСК, М ЗО ДСК, № 80 ДСК знищено шляхомподрібнення.

Члени експертної комісії установи;

(підпис) П. В. Марченко (підпис) О. О. Павленко (підпис) В. А. Іваненко 10 лютого 2018 р.

Після знищення документів з грифом "Для службовогокористування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка "Документа знищено. Акт від 20___ р. № ".
Телефонні та адресні довідники з грифом "Для службового користування" можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відповідною відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менше трьох осіб, у присутності яких проведено таке знищення.

XI. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності
Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ до моменту їх передачі в архіві Чемеровецького районного суду Хмельницької області.
Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під підпис, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 106 цієї Інструкції.
Передача документів з грифом "Для службового користування" відповідальним працівникам здійснюється через відповідальних осіб з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Передача одержаних у відповідальної особи документів з грифом "Для службового користування" всередині суду для виконання (ознайомлення) від одного працівника іншому працівникові здійснюється на підставі резолюції.

Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення відповідальної особи. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду відповідальна особа за ведення архіву Чемеровецького районного суду Хмельницької області за письмовою вказівкою голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

110г. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі Чемеровецького районного суду Хмельницької області та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписати в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі Чемеровецького районного суду Хмельницької області здійснюється на підставі резолюції голови Чемеровецького районного суду ( особи, яка виконує обов’язки голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області ). При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість ознайомлення з ним сторонніх осіб.

Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування", у разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова Чемеровецького районного суду Хмельницької області дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту шляхом накладення резолюції на доповідній записці відповідальної ооби за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування") перевіряється після завершення дшоводного року та формування справ не рідше ніж один раз на рік.

Строк та порядок проведення перевірки, склад комісії з її проведення визначаються окремим наказом голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області. |

Доскладу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

До складу комісії з проведення перевірки включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники з мобілізаційної роботи.
У разі зберігання понад 1000 справ та видань з грифом "Для службового користування” перевірка наявності таких справ та видань в архівному фонді проводиться не рідше одного разу на п’ять років.
Результати перевірок, зазначених у пунктах 113 та 115 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 14.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника апарату Чемеровецького районного суду Хмельницької області, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову Чемеровецького районного суду Хмельницької області ( особу, яка виконує обов’язки голови Чемеровецького районного сулу Хмельницької області ).

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової діяльності, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові Служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

Факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться у них, розслідує Комісія Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови Чемеровецького районного суду Хмельницької області (особи, яка виконує обов’язки голови Чемеровецького районного сулу Хмельницької області) може утворюватися спеціальна комісія.

Спеціальна комісія має право отримувати від працівників Чемеровецького районного суду Хмельницької області письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
Члени Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосуєпься розслідування.
За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами Комісії Чемеровецького районного суду Хмельницької області або спеціальної комісії та подається голові Чемеровецького районного суду Хмельницької області на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відпровідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови Чемеровецького районного суду Хмеьницької області не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність Чемеровецького районного суду Хмельницької області , а також наводиться перелік втрачених документів.
Відмітка про втрату документів вноситься відповідальною особою до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
Довідка про причини відсутносгі втрачених документів, підписана головою Чемеровецького районного суду Хмельницької області, передається до архівуЧемеровецького районного суду Хмельницької області для включення її до справи.

ХП. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області здійснюється відповідно до Порядку взаємодії Державної судової адміністрації України, апеляційних і місцевих судів під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, затвердженому окремим наказом ДСА України.