Засади використання автоматизованої системи документообігу

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Чемеровецького районного суду

Хмельницької області

(протокол зборів суддів №2

від 28 березня 2025 року)

із змінами, внесеними зборами суддів Чемеровецького районного суду

(протокол зборів суддів №4 від 29 грудня 2025 року)

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ

АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

ЧЕМЕРОВЕЦЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

І. Загальні положення

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу Чемеровецького районного суду Хмельницької області (далі - Засади) розроблені відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року №39 та погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 29.11.2024 року №529.

1.2. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області з використанням комп'ютерної програми "Д-3", розробленої адміністратором автоматизованої системи для загальних судів ( далі - автоматизована система документообігу суду або АСДС ), з метою визначення особливостей автоматизованого розподілу судових справ, які відносяться до повноважень зборів суддів відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.3. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

Засади (із змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади Україги не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

II . Розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ у суді здійснюється в день їх реєстрації уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, відповідно до наказу керівника апарату.

2.2. Формування колегій здійснюється автоматизованою системою документообігу суду із числа всіх суддів Чемеровецького районного суду Хмельницької області. У справах, у яких передбачено одноособовий розгляд, автоматизованою системою визначається головуючий суддя.

2.3. Розподіл судових справ в Чемеровецькому районному суді Хмельницької області проводиться шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді ( суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду); -- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

III. Визначення коефіцієнту складності категорії судових справ

3.1. В Чемеровецькому районному суді визначено наступні коефіцієнти складності категорій судових справ, які вносяться шляхом заповнення уповноваженою особою Чемеровецького районного суду відомостей обліково-статистичної картки на кримінальну справу у розділі «Судді» графи «Поточна складність» та відомостей обліково-статистичної картки на цивільну, адміністративну справу та справу про адміністративне правопорушення у розділі «Судді» графи «Спеціалізація»:

1) коефіцієнт складності справ з розгляду кримінальних проваджень:

- кримінальний проступок – 0,5;

- один обвинувачений, одна стаття КК України, за якою обвинувачується особа (злочин невеликої тяжкості) - 0,5;

- один обвинувачений, одна стаття КК України, за якою обвинувачується особа (злочин середньої тяжкості) - 0,6;

- один обвинувачений, одна стаття КК України, за якою обвинувачується особа (тяжкий злочин) - 1;

- один обвинувачений, декілька обвинувачених (до 3 осіб), декілька епізодів обвинувачення (до 5 включно), декілька статтей КК України, за якими обвинувачується особа (до 5 включно) - 2;

- один обвинувачений, декілька обвинувачених (до 5 осіб), декілька епізодів обвинувачення (до 10 включно), декілька статтей КК України, за якою обвинувачується особа (понад 5) - 3;

- один обвинувачений, декілька обвинувачених (понад 5 осіб), більше 10 епізодів обвинувачення, більше 10 статтей КК Ураїни, за якими обвинувачується особа - 4;

- кримінальне правопорушення, вчинене організованою групою -3,5;

- кримінальне правопорушення, вчинене злочинною організацією - 4;

– особливо тяжкі злочини - 4;

- всі інші кримінальні провадження -1;

- клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, заяви про відвід – 0,2;

- скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора -0,7;

- клопотання (подання), пов’язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні – 0,2.

2) коефіцієнт складності справи з розгляду цивільних справ:

- наказне провадження – 0,02;

- окреме провадження – 0,3;

- спори, що виникають із сімейних правовідносин, з них:

- про розірвання шлюбу – 0,2;

- про стягнення аліментів – 0,2;

- про поділ майна подружжя – 0,6;

- спори, що виникають із трудових правовідносин – 0,7;

- спори про спадкове право, з них:

- про визнання заповіту недійсним – 0,6;

- про перерозподіл (поділ) спадщини – 0,6;

- спори, що виникають із земельних правовідносин – 0,9;

- всі інші цивільні справи – 0,5.

3) коефіцієнт складності справи з розгляду адміністративних справ:

- спори з приводу реалізації публічної політики у сферах зайнятості населення та соціального захисту громадян – 0,8;

- спори з приводу забезпечення сталого розвитку населених пунктів та

землекористування – 1;

- всі інші адміністративні справи – 0,7.

4) коефіцієнт складності справ про адміністративні правопорушення:

- щодо адміністративних правопорушень, пов’язаних з корупцією – 1;

- всі інші справи про адміністративні правопорушення – 0,4.

3.2 . Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.3. У коефіцієнт навантаження судді враховується тільки справа (провадження), яка ним розглянута. Тобто, у разі перерозподілу справи на іншого суддю попереднім суддям ця справа у коефіцієнт навантаження не враховується.

IV. Особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя

4.1 В Чемеровецькому районному суді Хмельницької області відповідно до протоколу зборів суддів Чемеровецького районного суду №2 від 20 січня 2011 року визначено коефіцієнт навантаження голові Чемеровецького районного суду щодо розгляду справ 0,8 ( 80% річного навантаження суддів).

4.2. Збори суддів у зв’язку з настанням певних обставин (таких як тяжка хвороба чи таке ін.) можуть зменшити коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ на суддю.

V. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.1. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

5.2. В разі, якщо чинним процесуальним законодавством передбачено колегіальний розгляд справи, то уповноваженою особою Чемеровецького районного суду за допомогою автоматизованої системи документообігу суду здійснюється авторозподіл справи та визначається колегія суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя та судді - учасники колегії.

5.3. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

5.4.Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.5.3 цих Засад обставин.

5.5.У разі настання обставин, зазначених у п.5.3 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, а саме:- судові справи, пов’язані з виборчим процесом;- судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання;- вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою;- клопотання слідчого,прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження;- клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла;- справи по адміністративні правопорушення, передбачені статтею 42-2, частиною першою статті 44, статтями 44-1, 106-1, 106-2, 162, 172-10 - 172-20, 173, 173-1, 173-2, 178, 185, частиною першою статті 185-3, статтями 185-7, 185-10, 188-22, 203 - 206-1 КУпАП;- подання державної виконавчої служби щодо обмеження у праві виїзду боржника;- заяви про встановлення факту народження або смерті особи на тимчасово окупованій території України, визначеній Верховною Радою України;- заяви про забезпечення позову здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду (справи розподіляються керівником апарату Чемеровецького районного суду (особою, яка виконує його обов’язки) в рівних частинах між всіма суддями, які на момент надходження справи до суду мають повноваження для здійснення судочинства шляхом ведення керівником апарату (особою, яка виконує його обов’язки) журналу обліку вхідної кореспонденції, а після відновлення роботи автоматизованої системи всі справи вносяться уповноваженою особою Чемеровецького районного суду до автоматизованої системи документообігу Чемеровецького районного суду.

VI. Особливості розподілу між суддями справ в порядку кримінального провадження, визначення слідчого судді

6.1. Розгляд кримінальних проваджень щодо неповнолітніх відповідно до ч. 14 ст. 31 КПК України та розгляд кримінальних проваджень щодо корупційних правопорушень та правопорушень, пов’язаних з корупцією, здійснюють судді, уповноваженні рішенням загальних зборів суддів Чемеровецького районного суду Хмельницької області.

6.2. В Чемеровецькому районному суді Хмельницької області відповідно до протоколу зборів суддів Чемеровецького районного суду №4 від 29 грудня 2025 року обрано суддів Чемеровецького районного суду Борсука Валерія Олексійовича, Горобець Наталію Олександрівну суддями, уповноваженими здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх на строк з 01 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року включно, а також обрано суддів Чемеровецького районного суду Борсука Валерія Олексійовича, Горобець Наталію Олександрівну суддями, що здійснюють розгляд кримінальних проваджень щодо корупційних правопорушень (корупційними кримінальними правопорушеннями вважаються кримінальні правопорушення, визначені у примітці до ст.45 КК України) на період з 01 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року включно та обрано суддів Чемеровецького районного суду Хмельницької області Борсука Валерія Олексійовича, Горобець Наталію Олександрівну слідчими суддями з 01 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року включно.

VII. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

7.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);
судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
заяви про перегляд заочного рішення;
заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
заяв про відновлення втраченого судового провадження;
заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

7.2. У випадках, передбачених підпунктом 7.1 розділу 7 цих Засад, в разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (у зв’язку з перебуванням у відпустці, відрядженні, на лікарняному, у нарадчій кімнаті), судові справи та матеріали підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі судді, якщо це не призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.

7.3. У випадках, якщо по одному кримінальному провадженні до суду надійшли клопотання, скарги і їх розгляд здійснювали різні судді, а в подальшому знову надійшли клопотання, скарги по даному кримінальному провадженні, передавати їх на розгляд раніше визначеному головуючому судді в судовій справі, що надійшла до суду останньою.

7.4. У випадку повернення справи з апеляційного суду, де в резолютивній частині ухвали зазначено «Ухвалу Чемеровецького районного суду скасувати, а справу направити до суду першої інстанції для вирішення питання про відкриття провадження в ній «така справа реєструється на основі поточної з вибором рядка «Для продовження розгляду».

VIII. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

8.1.Заміна судді, повторний автоматизований розподіл справи із заміною головуючого судді здійснюється у таких випадках:

- у разі задоволення відводу або самовідводу головуючого судді (колегії суддів) - на підставі ухвали судді (суддів);

- у разі надходження справи, яка перебувала в провадженні головуючого судді , який на момент її повернення із суду апеляційної чи касаційної інстанції не працює в суді або не має повноважень щодо її розгляду – за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки);

- винятково у разі, коли головуючий суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки);

- недопустимість повторної участі судді у розгляді справи – на підставі ухвали судді;

- якщо судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.4 цих Засад - за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки);

- у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи - на підставі розпорядження керівника апарату Чемеровецького районного суду (особи, яка виконує його обов'язки) за усним повідомленням уповноваженою особою Чемеровецького районного суду на здійснення реєстрації справи.

8.2. У випадку тривалої відсутності головуючого судді, пов’язаної з довготривалою тимчасовою непрацездатністю, відрядженням, відпусткою тощо на строк понад 2 місяці, що може призвести до порушення строків розгляду судової справи, заміна головуючого судді здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату Чемеровецького районного суду.

У випадку тимчасової відсутності головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться. Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання секретарем судового засідання Чемеровецького районного суду.

8.3. У випадку тимчасової непрацездатності судді, який є головуючим суддею у кримінальному провадженні, по якому в обвинуваченого закінчуються строки тримання під вартою, невирішена судова справа передається для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

IX. Розпорядження керівника апарату

9.1.Розпорядження керівника апарату Чемеровецького районного суду про повторний автоматизований розподіл судової справи видається у випадках:

- в разі неможливості виконання суддею-учасником колегії обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка більше ніж 3 робочих дні);

- у разі, коли головуючий суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи;

- якщо судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.4 цих Засад;

9.2. Розпорядження керівника апарату Чемеровецького районного суду про скасування реєстрації судової справи та протоколу автоматизованого розподілу судової справи видається у випадках:

- помилкової реєстрації документа як судової справи;

- помилкового обрання при реєстрації судової справи обліково-статистичної картки з невідповідним індексом.

Х. Прикінцеві та перехідні положення

10.1 Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року.

10.2 Зміни до Засад набирають чинності з наступного дня, що настає після прийняття рішення зборів суддів Чемеровецького районного суду про затвердження цих Засад, якщо іншу дату не встановлено зборами суддів. У разі встановлення рішенням зборів суддів дати набрання чинності змін до цих Засад, відповідні зміни набирають чинності з встановленої дати.

10.3 Установити, що з дня набрання чинності цими Засадами, попередні Засади, затвердженні рішенням зборів суддів Чемеровецького районного суду, вважаються такими, що втратили чинність.